Cobro a morosos en un condominio: qué puede hacer la administración

1. La cuota es obligatoria para todos

Los propietarios están obligados a cubrir los gastos de administración, conservación y operación del condominio, y renunciar al uso de las áreas comunes no los libera de pagar (artículo 13 de la Ley 7933). Cobrarle a quien no paga no es un favor para la administración: es proteger a los vecinos que sí pagan.

2. Prevenir sale más barato que cobrar

La mayoría de los atrasos no son mala fe: son olvidos. Por eso lo que más funciona es lo más simple:

• Un recordatorio unos días antes de que venza la cuota.
• Un estado de cuenta claro: cuánto debe, de qué meses y cómo se calculó.
• Varias formas de pago y el recibo el mismo día.

3. Las reglas del cobro están en el reglamento

El reglamento del condominio debe decir cómo se aportan los gastos comunes (artículo 33) y es el que define el régimen de multas, que la asamblea aplica con debido proceso (artículo 23). Los intereses por atraso también salen de ahí. Antes de cobrar un recargo, revisa qué dice tu reglamento y aplícalo igual a todos.

4. Un aviso que sube de tono

1. Al vencer: un recordatorio amable con el monto y la forma de pago.
2. A los pocos días: un segundo aviso con el estado de cuenta y lo que suma el atraso.
3. Después: una llamada y una propuesta de arreglo de pago.
4. Si no hay respuesta: un aviso formal de que el caso pasa a un abogado.

Cada aviso debe quedar registrado, con su fecha. Si el caso llega a un abogado, ese historial es lo primero que va a pedir.

5. El arreglo de pago, siempre por escrito

Un arreglo de pago bien hecho dice cuánto se debe, en cuántos pagos se cancela, las fechas y qué pasa si se incumple. Mientras dura, la cuota de cada mes se sigue pagando aparte: si no, la deuda vuelve a crecer.

6. La filial responde por la deuda

Las cuotas que no se pagan, junto con las multas e intereses que generen, quedan como garantía sobre la propia filial, de forma preferente, solo detrás del impuesto sobre bienes inmuebles (artículo 20). Y al vender, el dueño debe presentarle al notario una constancia de la administración de que está al día; si debe, el comprador responde junto con él por lo que diga esa constancia (artículo 21). Por eso tener las cuentas al día ayuda tanto a cobrar.

7. El cobro judicial

Cuando nada de lo anterior funciona, el camino es el cobro judicial con un abogado. La ley ayuda: la certificación de un contador público autorizado sobre lo que se debe (cuotas, multas e intereses) es título ejecutivo hipotecario (artículo 20, reformado por la Ley 8278 de 2002). Para que sirva, la contabilidad del condominio debe estar al día y la cuota debe salir del presupuesto que aprobó la asamblea (artículo 26).

Lista rápida contra la morosidad

• Recordatorio antes del vencimiento, todos los meses.
• Estado de cuenta claro y recibo el mismo día.
• Multas e intereses solo como dice el reglamento, iguales para todos.
• Avisos que suben de tono, cada uno con su fecha.
• Arreglos de pago por escrito, con la cuota del mes aparte.

Llevar esto en hojas de cálculo y mensajes sueltos es donde se pierden los atrasos. Una plataforma que avisa antes del vencimiento, sube el tono de los avisos por sí sola y registra cada arreglo de pago te ahorra ese trabajo y deja el respaldo listo.