Fondo de reserva del condominio: cómo crearlo y usarlo

1. Qué es el fondo de reserva

Es dinero que el condominio aparta todos los meses para los gastos grandes que se sabe que van a llegar, aunque no se sepa cuándo: reparaciones mayores, el cambio de equipos que se gastan y las emergencias. No es para los gastos de todos los meses: esos van en el presupuesto ordinario.

2. Qué dice la ley

La Ley 7933 no usa las palabras «fondo de reserva», pero da lo necesario para crearlo: la asamblea anual aprueba el presupuesto e indica los medios para aportar los fondos (artículo 26), son gastos comunes los que autoriza la asamblea (artículo 19) y el reglamento debe decir cómo aporta cada propietario (artículo 33). Por eso lo más seguro es que el fondo quede escrito en el reglamento y aprobado en la asamblea, con su monto y sus reglas.

3. Cuánto apartar

La ley no fija un porcentaje. La forma más sólida de calcularlo es hacer la lista de lo que habrá que reparar o cambiar en los próximos años y repartir su costo en el tiempo:

• Techos, impermeabilización y pintura exterior.
• Bombas de agua, portones eléctricos, elevadores y planta eléctrica.
• Tuberías, tanques y sistemas de seguridad.
• Un margen para emergencias.

Si un equipo cuesta ₡3 000 000 y dura unos diez años, el fondo debe juntar ₡300 000 por año para reponerlo. Sumando todos los equipos sale el aporte anual, que se reparte entre las filiales con el mismo porcentaje de la cuota.

4. Reglas para usarlo

El fondo da confianza solo si está claro quién lo toca y para qué. Lo mínimo que debería decir el reglamento o el acuerdo de asamblea:

• Para qué se puede usar y para qué no.
• Quién autoriza cada uso: la asamblea, la junta directiva o el administrador hasta cierto monto.
• Cómo se repone si se usa en una emergencia.
• Que el dinero esté en una cuenta aparte, sin mezclarlo con la operación del mes.

5. Cuentas claras

El administrador rinde cuentas a la asamblea anual (artículo 26) y lleva un libro de caja con los ingresos y los egresos (artículo 32 bis). Para el fondo de reserva conviene mostrar aparte cuánto entró, cuánto se usó, en qué y cuánto queda: es el número que más preguntan los propietarios.

6. Fondo de reserva y seguro no son lo mismo

El seguro cubre siniestros; el fondo cubre el desgaste normal y lo que el seguro no paga. Si el condominio se destruye, la mayoría decide reconstruirlo y el seguro no alcanza, todos los propietarios aportan según la proporción de la escritura (artículo 37). Un buen fondo y un buen seguro se complementan.

Lista rápida

• Fondo escrito en el reglamento y aprobado en asamblea.
• Aporte calculado con la lista de lo que habrá que cambiar.
• Cuenta bancaria aparte.
• Reglas claras de quién autoriza cada uso.
• Informe del fondo en cada asamblea.

Un fondo que se lleva en una hoja de cálculo aparte es fácil de descuidar. Una plataforma que lo separa en la contabilidad, muestra su saldo en cada informe y avisa cuándo toca reponer un equipo ayuda a que el dinero esté ahí cuando se necesita.